Skal din virksomhed til at deres første konference, kan der være adskillige ting, som du bør være opmærksom på, hvis jeres konference skal blive til en succes. Konferencer minder på rigtig mange måder om events og eventplanlægning. Det kan derfor være en god start at kigge ind ad i virksomheden, hvor I undersøger jeres erfaringer med eventplanlægning og afholdelse.
To sider af samme sag
Når du skal planlægge en konference, er der mange af de samme faktorer som gør sig gældende som ved et event. Selvom at konference og events kan være forskellige, kan de dele utallige mange ligheder, hvilket afhænger af typen af konferencen.
Som udgangspunkt jo større en konference er i forhold til antal deltagere, jo mange flere ting skal du have overblik over. Dette gælder ikke kun den bagvedliggende planlægning, men også den i igangværende eksekvering, når konferencen afholdes.
Konference bliver ligesom events bedømt på deres indhold og kvaliteten af denne. Indholdet kan ses som årsagen til at tage til jeres konference, og dermed som hele jeres salgsargument. For eksempel holder nogle virksomheder branchespecifikke konferencer enten omkring et eller flere særlige emner. Herudover afholdes der også typisk konferencer som en slags netværk-platform, hvor folk fra forskellige branchespecifikke virksomheder kan komme og møde hinanden.
Det skal sælge
Langt de fleste konferencer er ”betalte konferencer”, hvilket betyder at deltagerne skal betale for en billet for at få lov til at deltage, og det er med god grund. Mange konferencer har nogle omkostninger forbundet med planlægningen og afholdelsen af dem.
Afhængigt af typen og størrelsen af konferencen kan der være tale om betydeligt mange og endda store omkostninger. For ikke at løbe i underskud, er der mange virksomheder som vælger, at folk skal betale for at deltage. Men om konferencer bliver profitabel eller ikke går i minus, afhænger det typisk af antallet af deltagere. Er der ikke nok deltagere, kan det give økonomiske problemer for din virksomhed.
At afholde konferencer afhænger således ikke alene af:
- Antallet af deltagere
- Driftsomkostningerne
- Indholdet
- Kvaliteten af indholdet
Blæs i assistancehornet
Som nybegynder til konference afholdelse og planlægning kan det være en meget stressende og dramatisk vej, hvor du går på æggeskaller for, at din begivenhed skal blive til en succes. Vil du minimere risikoen for kostelige fejl, kan det give god mening at hente hjælp fra en professionel konference arrangører.
For eksempel kan det være en kæmpestor hjælp at hente for dig som dansk virksomhed at få hjælp fra en professionel arrangør i Danmark, såvel det kan som udenlandsk at hente hjælp i landet. Særligt som udenlandsk kan det give ekstra meget mening, da man ikke nødvendigvis kender til de lokale forhold, som er betydningsfulde for ens begivenhed.
Befinder du dig i en af de scenarier, kan du eksempelvis hente hjælp fra Copenhagen Event Company som både tilbyder deres hjælp til danske virksomheder, men også udenlandske i form af deres Professional conference organizer løsninger.
Om forfatteren