Når du skal afholde konference, er det vigtigt at være godt forberedt og have mulighed for en hjælpende hånd, hvis der opstår problemer. Det sikrer, at både deltagere og arrangører får en god oplevelse og at konferencen fremstår professionel. Det er derfor en god ide at sikre dig, at det konferencecenter du vælger tilbyder service og hjælp til de praktiske ting. En af de ting der er ekstrem vigtig at have styr på, er teknikken. Hvis den driller, vil deltagerne hurtigt blive opmærksomme på det og blive utålmodige. Det er derfor en fordel at vælge et konferencecenter der tilbyder en form for teknikker service. Fordelen er, at det er professionelle folk, der kender til IT-udstyret og hurtigt kan danne sig et overblik over problemerne. Samtidig sikrer du også, at du ikke står alene med problemerne når først de er opstået.
En anden vigtig ting at overveje i forbindelse med en konference er om du har styr på alle de praktiske ting som fx booking af lokaler, forplejning og det generelle overblik. Det kan derfor være en fordel at undersøge om konferencecenteret tilbyder mødeservice. Dette kan være en stor hjælp til at sikre sig, at konferencen bliver vellykket. Mange konferencecentre har en event- og mødekoordinator tilknyttet som både er uddannet og har mange års erfaring i afholdelse af både større og mindre arrangementer. De kan derfor være behjælpelige med planlægningen op til konferencen.
Maden er oftest det vi husker til et arrangement. Derfor er det også vigtig, at forplejningen er i top til din konference – både før, under og efter konferencen. En oplagt mulighed for at sikre deltagerne en fantastisk madoplevelse er ved at vælge et konferencecenter der har eget køkken. Derudover er det en stor fordel, hvis køkkenet går op i at benytte sig af friske lokale og økologiske råvarer. På den måde sikrer du, at kvaliteten af maden er i top og at deltagerne vil kunne huske både maden og konferencen som værende vellykket.
Placeringen af konferencen er også yderst vigtig. Det skal være nemt for deltagerne at komme til og fra konferencen både i bil og med offentlig transport. Det er derfor en fordel at vælge et konferencecenter med en stor parkeringsplads evt. med mulighed for opladning af elbil. En anden fordel er at vælge et konferencecenter der ligger tæt på en motorvejsafkørsel, så transporttiden bliver reduceret. Derudover sætter gæsterne også pris på, hvis konferencecentret er placeret tæt på offentlig transport, så dem uden bil også nemt kan komme til og fra konferencen. Når man skal vælge placeringen af konferencecentret, er det også vigtigt at overveje, hvor deltagerne kommer fra, så transporttiden bliver så kort som mulig. Derfor er det oplagt at vælge et konferencecenter der ligger centralt i Danmark således, at det ligger tæt på både deltagere fra Jylland, Fyn og Sjælland.
Om forfatteren